Phần mềm quản lý văn bản miễn phí và những vấn đề cần lưu ý

Hiện nay, việc quản lý văn bản hồ sơ tại các doanh nghiệp đang gặp rất nhiều bất cập. Bởi rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp thủ công trong quản lý. Điều này không mang đến hiệu quả cao trong việc quản lý văn bản. Chính vì vậy, các doanh nghiệp hướng đến lựa chọn các phần mềm quản lý văn bản miễn phí để tiết kiệm chị chí. Nhưng liệu đây có phải là giải pháp tối ưu nhất. Hãy cùng Tech Moss tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Những khó khăn trong quản lý văn bản của các doanh nghiệp

√ Quá tải thông tin, hồ sơ tài liệu: Các văn bản được quản lý theo phương pháp thủ công được phân loại và sắp xếp trong kho. Vấn đề bất cập là thường xuyên mất thời gian và công sức để tìm kiếm. Cùng với đó khi khối lượng hồ sơ càng nhiều thì diện tích lưu trữ ngày càng tăng, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến chi phí và nhân sự của doanh nghiệp.

√ Tiêu tốn nhiều chi phí: Việc quản lý theo phương pháp thủ công khiến cho các doanh nghiệp bắt buộc phải đưa ra hướng đi là tuyển thêm nhân sự phục vụ cho công tác quản lý, hay các chi phí cho in ấn hồ sơ, tài liệu. Nhưng một vấn đề mà đa số các doanh nghiệp đang gặp phải là dù đã bỏ ra rất nhiều chi phí nhưng hiệu quả công việc vẫn không cao.

√ Hiệu quả công việc không cao: Các nhân viên của doanh nghiệp thường mất hàng giờ đồng hồ chỉ để tìm kiếm tài liệu hồ sơ, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Cùng với đó các nhân viên cũng mất nhiều thời gian di chuyển qua lại giữa các phòng ban vì thông tin không được đồng bộ.

Các hình thức quản lý văn bản, hồ sơ hiện nay

Quản lý văn bản với phần mềm miễn phí

Đây là một trong những công cụ quản lý văn bạn cũng đang được khá nhiều các doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng. Với những lợi ích mà phần mềm miễn phí mang lại các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý văn bản, hồ sơ một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, một vấn đề lớn mà các doanh nghiệp không biết khi sử dụng các phần mềm quản lý văn bản miễn phí đó là nguy cơ nhiễm virus khi tải trên mạng.

Quản lý văn bản bằng giấy tờ

Đây là một phương pháp truyền thống theo cách thức thủ công, được áp dụng rộng rãi ở thời điểm trước đây khi công nghệ thông tin chưa phát triển. Mỗi doanh nghiệp sẽ phân loại và sắp xếp văn bản, hồ sơ theo chủ đề, theo nhóm, theo thời gian,… để dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần thiết.

Một nhược điểm mà khi quản lý theo phương pháp thủ công là việc tìm kiếm mất khá nhiều thời gian, cũng như mất nhiều chi phí cho việc in ấn và nhân sự.

Quản lý văn bản bằng file excel hoặc word

Quản lý văn bản với excel hoặc word cũng là một phương pháp thủ công được ưa chuộng sử dụng ở thời điểm trước đây. Tuy nhiên việc tìm kiếm cũng mất khá nhiều thời gian, cùng với đó không được đồng bộ thông tin nên hiệu quả công việc giữa các phòng ban không cao.

Sử dụng phần mềm trả phí để quản lý văn bản

Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản có trả phí được xem là phương pháp tối ưu nhất. Được thiết kế với đầy đủ các tính năng ưu việt đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp. Phần mềm sẽ hỗ trợ sắp xếp và quản lý văn bản một cách hiệu quả mà không tốn nhiều thời gian và công sức tìm kiếm như quản lý bằng giấy tờ, file excel.

Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn khi khối lượng hồ sơ, văn bản ngày càng nhiều thì phần mềm sẽ đồng bộ tất cả các dữ liệu lên cùng một hệ thống, chỉ cần có kết nối internet là bạn có thể truy cập tài liệu từ xa trên các thiết bị thông minh nhanh chóng.

Phần mềm được thiết kế trên nền tảng điện toán đám mây nên không gian lưu trữ rộng lớn, doanh nghiệp có thể lưu trữ được các tài liệu, văn bản mãi mãi trên hệ thống. Cùng với đó là khả năng bảo mật tuyệt đối, tránh sự xâm nhập của các hacker.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý văn bản, trong đó không thể bỏ qua được phần mềm của Tech Moss. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, với đầy đủ các tính năng ưu việt mang đến nhiều trải nghiệm tuyệt vời dành cho khách hàng.

Phần mềm của Tech Moss cho phép hiệu chỉnh và mở rộng theo nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp. Ẩn, xóa hoặc thêm các tính năng theo yêu cầu của khách hàng. Khác với hầu hết các đơn vị các, phần mềm của Tech Moss

Mọi thông tin về phần mềm quản lý văn bản của Tech Moss, Qúy khách hàng vui lòng liên hệ:

♣ Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ Moss

• Hotline: 0942.086.222

• Email: techmoss222@gmail.com