Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành

Các doanh nghiệp có quy mô lớn thì số lượng văn bản ngày càng nhiều. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý, sắp xếp cũng như tìm kiếm tài hiệu, hồ sơ. Bởi việc quản lý theo phương pháp truyền thống không thể áp dụng trong tình hình khi công nghệ 4.0 đang phát triển như thời buổi hiện nay. Khiến các doanh nghiệp bi bỏ lại phía sau. Bài viết dưới đây, Tech Moss sẽ chia sẻ đến các doanh nghiệp về lợi ích của việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

Những khó khăn khi quản lý theo phương pháp thủ công

Dữ liệu, thông tin không đồng bộ

Việc quản lý theo phương pháp thủ công không thể đồng bộ thông tin, tài liệu giữa các phòng ban. Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi, tổng hợp dữ liệu. Từ đó, sẽ làm giảm năng suất làm việc của nhân viên và hiệu quả công việc không được cao.

>>Xem thêm:

Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc chất lượng nhất 2022

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu?

Tốn thời gian trong việc tìm kiếm văn bản

Khó khăn của các doanh nghiệp là việc tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian. Bởi các tài liệu, hồ sơ được lưu trữ trong kho hoặc thư viện chính vì cậy để tìm kiếm một tài liệu thường sẽ tốn kha khá thời gian. Từ đó, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Bảo mật thông tin tài liệu kém

Đối với tài liệu, hồ sơ giấy việc quản lý theo phương pháp này sẽ gây ra tình trạng hư hỏng, thất lạc hoặc mất tài liệu. Các doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí để bảo vệ hồ sơ, tài liệu cùng với đó phần mềm sẽ không được bảo mật tốt vì dễ bị đánh cắp dữ liệu.

Những lợi ích của phần mềm quản lý văn bản và điều hành

Dễ dàng tìm kiếm và xem lại văn bản

Việc ứng dụng phần mềm quản lý sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm tài liệu. Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm được văn bản theo từ khóa liên quan hiệu quả mà không mất nhiều thời gian. Công tác tìm kiếm này có thể thực hiện chỉ cần thiết bị có kết nối internet.

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành hỗ trợ lưu trữ lượng lớn tài liệu, hồ sơ

Được thiết kế trên nền tàng điện toán đám mây phần mềm sẽ hỗ trợ lưu trữ các tài liệu, hồ sơ trên cùng hệ thống rộng lớn mà không sợ bị quá tải dữ liệu.

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí

Phần mềm sẽ giúp công tác quản lý văn bản được chặt chẽ và khoa học hơn, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian cho việc truy xuất, tìm kiếm tài liệu. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ giúp tối ưu chi phí in ấn hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp.

Lưu chuyển hồ sơ, tài liệu nhanh chóng giữa các phòng ban

Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ giúp các doanh nghiệp dễ dàng di chuyển qua lại giữa các phòng ban mọi lúc, mọi nơi mà không mất thời gian chờ đợi hay di chuyển qua lại gây mất thời gian công sức. Điều này hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong quản lý và điều hành hiệu quả, chuyên nghiệp.

Nếu các doanh nghiệp đang quan tâm đến phần mềm quản lý văn bản và điều hành với đầy đủ các tính năng, hãy nhấc máy liên hệ với chúng tôi theo các thông tin dưới đây nhé!

• Hotline: 0942.086.222

• Email: techmoss222@gmail.com