Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu?

Khi khối lượng công việc ngày càng nhiều, việc quản lý theo phương pháp thủ công khiến các nhà quản lý, nhân viên doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn. Chính vì vậy, việc áp dụng công nghệ giúp giảm thiểu được khối lượng công việc nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành mục tiêu một cách xuất sắc. Trong đó phải kể đến việc quản lý giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp cần triển khai phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu phù hợp để hỗ trợ công tác quản lý và truy xuất giấy tờ một cách nhanh chóng, hiệu quả mà không tồn nhiều thời gian. Để tìm hiểu thông tin hữu ích hãy cùng Tech Moss tham khảo bài viết dưới đây.

Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu?

Nếu như trước đây các doanh nghiệp thường lưu trữ hồ sơ, giấy tờ theo hình thức thư viện hoặc kho. Sẽ cần có một không gian rông lớn chiếm khá nhiều diện tích. Hình thức quản lý tài liệu này còn rất thủ công khiến công tác quản lý gặp nhiều khó khăn.

+ Tiêu tốn nhiều thời gian trong quản lý và lưu trữ tài liệu, hồ sơ.

+ Khó khăn trong quá trình tổng hợp, báo cáo.

+ Giảm hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như nhà quản lý.

+ Hạn chế khả năng chia sẻ thông tin giữa các phòng ban.

+ Tốn nhiều chi phí để vận hành và chi phí nhân sự.

+ Gây ra rủi ro bảo mật thông tin lưu trữ.

+ Rủi ro bảo mật thông tin lưu trữ.

Chính vì vậy, để hỗ trợ cho các nhà quản lý trong việc quản lý các hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp phần mềm quản lý hồ sơ được cho ra đời sẽ giải quyết các vấn đề trên.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu

Khả năng lưu trữ tài liệu lớn

Theo thời gian khối lượng công việc ngày càng nhiều thì số lượng tài liệu, hồ sơ, giấy tờ, công văn đến, công văn đi,… cũng ngày càng tăng lên. Thì việc quản lý theo phương pháp thủ công khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn trong công tác quản lý. Tuy nhiên, khi phần mềm quản lý được cho ra đời, đây là bước ngặt lớn mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp.

Được ứng dụng công nghệ tiên tiến phần mềm có khả năng lưu trữ thông tin rộng lớn và mãi mãi giúp các doanh nghiệp dễ dàng truy xuất tài liệu nhanh chóng mà không tốn nhiều thời gian. Bên cạnh đó, sẽ giúp lưu chuyển hồ sơ thuận tiện qua lại giữa các phòng ban.

Tiết kiệm chi phí quản lý và nhân sự

Khi khố lượng tài liệu, hồ sơ ngày càng nhiều thì việc các nhà quản lý phải cần có nhiều nhân sự để quản lý, kiểm tra và theo dõi. Chính vì vậy, các nhà quản lý thường mất khá nhiều chi phí cho việc tuyển nhân sự tùy nhiên vẫn không mang đến hiệu quả cao trong quản lý. Bởi vì, việc quản lý theo phương pháp này vẫn còn nhiều hạn chế giấy tờ vẫn rất dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng khi để trong thời gian quá dài. Vì thế, doanh nghiệp phải cần bỏ ra chi phí để bảo quản tài liệu.

Nâng cao khả năng bảo mật

Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp đang quan tâm đó là làm sao bảo mật tài liệu, hồ sơ quan trọng tránh tình trạng rò rỉ, thất lạc điều này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Với việc áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ các doanh nghiệp có thể dễ dàng sắp xếp tài liệu một cách nhanh gọn, hiệu quả. Đồng thời tránh được nhiều sai sót tài liệu bị lỗi, bị trùng lặp, bị sai lệch thông tin,… nhưng có thể do thời gian tồn động các vấn đề quá lâu nên gây khó khăn khi lọc tìm và sửa chữa về sau.

Qua bài viết này, chắc chắn các doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích về phần mềm quản lý hồ sơ. Nếu Qúy khách hàng đang còn những thắc mắc cần được tư vấn và hỗ trợ, hãy liên hệ với Tech Moss theo các thông tin dưới đây để được giải đáp nhanh nhất.

Thông tin liên hệ:

♣ Công Ty Cổ Phần giải Pháp Công Nghệ Moss

• Hotline: 0942.086.222

• Email: techmoss222@gmail.com