Phòng khám: 06 Cách phân luồng bệnh nhân hiệu quả

(TECH MOSS) Xếp lịch, phân luồng bệnh nhân là một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất của vận hành phòng khám. Nó cũng có thể có tác động rất lớn đến thành công của bạn. Tech Moss sẽ giúp bạn đảm bảo bệnh nhân được lên lịch hiệu quả để duy trì và tối đa hóa doanh thu phòng khám của bạn.

Điều bạn cần quan tâm là giữ cho số cuộc hẹn bị bỏ lỡ ở mức tối thiểu. Hãy luôn đảm bảo bệnh nhân của bạn được bác sĩ chăm sóc đúng thời gian hẹn theo lịch càng tốt.

Tuy nhiên, có thể sẽ luôn có những bệnh nhân phải đợi một vài phút. Những bệnh nhân cấp cứu khẩn cấp ngay lập tức hoặc những sự kiện bất ngờ khác có thể khiến lịch trình của cả ngày bị chậm lại.

>>Xem thêm:

Lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám đa khoa đúng cách?

Quản lý phòng khám, bệnh viện: 25 chỉ số chăm sóc sức khỏe và KPI

Bản thân việc lên lịch cho bệnh nhân có vẻ như là một quy trình đơn giản. Nhưng việc lên lịch cho bệnh nhân hiệu quả là rất quan trọng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến bệnh nhân của bạn. Việc chăm sóc và khả năng giữ thời gian chờ ở mức tối thiểu giúp gia tăng sự hài lòng của bệnh nhân và lợi nhuận phòng khám.

Mặc dù bạn có thể không kiểm soát được việc bệnh nhân đến sớm hay muộn, nhưng bạn vẫn có thể tác động nhân viên để đảm bảo lịch trình được duy trì. Đây là những điều bạn cần lưu ý.

Cách lên lịch cho bệnh nhân hiệu quả

Lên lịch sớm

Cố gắng hết sức để sắp xếp các cuộc hẹn khám ngay trong buổi sáng. Các lịch hẹn buổi chiều nên được chuẩn bị ngay từ buổi trưa trở đi. Thiết lập điều này như là một tiêu chuẩn sẽ giúp bạn duy trì năng suất tối đa và đảm bảo rằng phần lớn thời gian trong ngày đều được lên lịch.

Công nghệ giúp gia tăng đánh giá hài lòng cho phòng khám của bạn

Nếu các thời gian buổi sáng hoặc buổi chiều không được lấp đầy, bạn có thể sử dụng phần thời gian này bằng cách cách tổ chức các cuộc họp nhân viên. Ngoài ra, bạn có thể cắt giảm chi phí bằng cách cho phép nhân viên vào muộn hoặc về nhà sớm hơn. Các vị trí trống ca khám trong suốt cả ngày đồng nghĩa với thời gian ngừng hoạt động không hiệu quả. Do đó, hãy thực hiện lập lịch trình hệ thống lên lịch cho bệnh nhân; hoặc lên lịch khám bằng phần mềm. Các công cụ này sẽ giúp giảm thời gian lãng phí.

Thực hiện tự lập lịch trình cho bệnh nhân

Bạn có biết: trung bình một cuộc gọi để sắp xếp hẹn khám mất hơn tám phút? Nhân số đó với số lượng cuộc hẹn được lên lịch mỗi ngày. Phòng khám của bạn có thể tốn hàng giờ để lên lịch hẹn mỗi ngày. Bạn sẽ cần tới một hoặc thậm chí nhiều nhân viên nhận lịch hẹn.

Với những tiến bộ mới trong công nghệ, bạn có thể cắt giảm chi phí không cần thiết để nhận lịch hẹn. Ban cũng có thêm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn nhiều. Các nghiên cứu cho thấy rằng phần lớn bệnh nhân thích sắp xếp các cuộc hẹn trực tuyến của họ. Thậm chí 26% các cuộc hẹn được lên lịch trực tuyến là trong cùng một ngày hoặc ngày hôm sau. Các công cụ đặt lịch hẹn giúp lấp đầy các khoảng trống trong lịch trình của bạn.

Hãy tiếp đón bệnh nhân đúng cách

Các công cụ xếp lịch trình cho bệnh nhân theo thời gian thực bất cứ lúc nào và từ bất cứ nơi nào có truy cập Internet. Lập lịch trực tuyến mang đến sự tiện lợi hơn cho cả phòng khám và bệnh nhân.

Ví dụ, với phòng khám sử dụng phần mềm Moss Clinic, khách hàng tới khám có thể đặt lịch trước. Khách hàng có thể truy cập trang web: http://dangkykhambenh.net/ để tự tạo lịch khám.

Ưu tiên các cuộc hẹn

Thăm khám các bệnh nhân khác nhau về mức độ yêu cầu thời gian và mức độ chăm sóc cần thiết. Hãy xem xét các yếu tố này khi bạn quyết định lịch trình bệnh nhân ở đâu và khi nào. Nhiều vấn đề của bệnh nhân có thể được giải quyết bằng một cuộc gọi điện thoại hoặc email ngắn gọn. Yêu cầu nhân viên thực hiện các cuộc gọi đến để hỗ trợ lên lịch cho bệnh nhân. Có những vấn đề thậm chí bạn có thể nhờ y tá hoặc bác sĩ giải quyết ngay thông qua tư vấn qua điện thoại.

Cách tiếp cận này đảm bảo bạn có nhiều thời gian hơn để thăm khám cho các bệnh nhân nghiêm trọng. Đây cũng là cách phân luồng bệnh nhân khá thông minh khi phòng khám của bạn quá tải.

Xác nhận các cuộc hẹn và tạo lời nhắc

Việc sử dụng một hệ thống phần mềm nhắc nhở hẹn khám rất quan trọng. Công cụ này sẽ tăng số lượng khách đến đúng giờ và đúng hẹn. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo bạn có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn. Các khách hàng cũng sẽ không bỏ lỡ những chương trình khuyến mãi của phòng khám. Hãy sử dụng ngay phần mềm có tính năng tạo lời nhắc khám qua email, SMS, app điện thoại như Moss Clinic nhé. Bạn sẽ an tâm với việc nhắc khám bệnh nhân.

Tạo một danh sách chờ bệnh nhân

Việc khách hàng đột nhiên hủy hẹn có thể khiến bạn khó chịu. Tuy nhiên, với danh sách chờ bệnh nhân, bạn đã được trang bị vũ khí và sẵn sàng khi điều không may này xảy ra.

Hãy thử sử dụng một nền tảng lập lịch cho bệnh nhân bao gồm khả năng tạo một danh sách bệnh nhân đang chờ khám. Bác sĩ có thể nhanh chóng truy cập danh sách bệnh nhân đang chờ; khuyến khích bệnh nhân vào khám ngay thay vì gây lãng phí thời gian quý báu.

Đặt lịch nhắc tái khám

Hãy giữ mối liên hệ thường xuyên với bệnh nhân của bạn bằng cách gửi email nhắc nhở, nhắn tin hoặc gọi điện. Điều này giúp bệnh nhân nhớ đến lịch hẹn khám định kỳ hàng tháng, hàng năm.

Mọi thực hành phòng khám đều cần cải tiến. Có nhiều cách để bạn có thể tăng hiệu quả và giữ cho các quy trình hoạt động trơn tru.

Trên đây là 6 cách phân luồng bệnh nhân hiệu quả mà các phòng khám có thể quan tâm. Mọi thông tin cần được tư vấn và hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi cách thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ

♣ Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ Moss

• Hotline: 0942.086.222

• Email: techmoss222@gmail.com

• Địa chỉ: LK30-N06B, Khu đất dịch vụ Vạn Phúc, Phường Vạn Phúc, Quận Hà Đông, TP. Hà Nội.