Mục lục bài viết
Rất nhiều doanh nghiệp đang gặp vấn đề trong cách quản lý hồ sơ, giấy tờ. Bởi khi số lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng nhiều thì việc tìm kiếm và phân loại khiến các nhân viện gặp khá nhiều khó khăn. Việc sắp xếp không khoa học dẫn đến tình trạng mất khá nhiều thời gian tìm kiếm cũng như chiếm nhiều diện tích lưu trữ.
Hiểu được những khó khăn mà các doanh nghiệp đang gặp phải. Dưới đây là chia sẻ của Tech Moss về cách quản lý hồ sơ hiệu quả, khoa học thuận tiện cho công tác quản lý.
Vai trò của việc quản lý hồ sơ tại các doanh nghiệp
Quản lý hồ sơ là một công việc đòi hỏi phải có tư duy logic để có thể sắp xếp được hàng ngàn hồ sơ mà vẫn thuận tiện cho công tác quản lý. Tưởng chừng như đây là một công việc đơn giản, nhưng trên thực tế đây là một công việc đòi hỏi khả năng tư duy cao.
Và dưới đây là vai trò của việc quản lý hồ sơ hiệu quả tại các doanh nghiệp sẽ mang đến những lợi ích như thế nào:
• Quá trình xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.
• Dễ dàng tìm kiếm hồ sơ mà không mất quá nhiều thời gian.
• Thuận tiện cho việc chuyển giao hồ sơ, tài liệu giữa các phòng ban.
• Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
• Nhân viên quản lý tối ưu được thời gian để tập trung phát triển chuyên môn.
Cách quản lý hồ sơ hiệu quả dành cho các doanh nghiệp
Chọn tủ hồ sơ phù hợp
Đừng tiết kiệm chi phí mà lựa chọn những tủ hồ sơ nhỏ, điều này càng khiến bạn mất thêm nhiều chi phí. Bởi khi số lượng hồ sơ ngày càng nhiều không có tủ để lưu trữ thì bạn lại phải mua thêm tủ mới. Trong khi đó các tủ lớn thường có không gian lưu trữ lớn, mà chi phí cũng rẻ hơn so với mua nhiều tủ nhỏ.
Chính vì vậy, bạn nên lựa chọn các tủ có nhiều ngăn để thuận tiện cho quá trình lưu trữ. Vì mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều loại hồ sơ khác nhau. Từ đó, cần phân chia hồ sơ ở các ngăn riêng biệt để dễ dàng tìm kiếm mà không tốn nhiều thời gian.
Một kinh nghiệm cho các doanh nghiệp là nên lựa chọn dạng tủ treo tường. Vì dang tủ này thường tiết kiệm diện tích và giá thành cũng rẻ hơn rất nhiều. Mà vẫn đảm bảo lưu trữ hồ sơ hiệu quả đặc biệt trong không gian hẹp.
Phân loại hồ sơ theo từng nhóm
Nếu doanh nghiệp không phân lại hồ sơ mà vẫn xếp chồng chất, lộn xộn. Điều này rất khó khăn trong công tác tìm kiếm. Có khi nhân viên phải mất cả nửa ngày mới có thể tìm ra hồ sơ. Dẫn đến vừa tốn thời gian mà hiệu quả công việc không cao.
Vậy nên các doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ khoa học để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và sau đây là một số cách phân loại:
• Phân theo loại hồ sơ, tài liệu: Mỗi hồ sơ sẽ được phân theo nhiều dạng khác nhau. Có thể là hồ sơ của nhân viên, hồ sơ của khách hàng, tài liệu nội bộ, công văn,… Các doanh nghiệp có thể phân loại theo từng chủ đề tùy theo ngành nghề kinh doanh thuận tiện cho quá trình tìm kiếm.
• Phân hồ sơ theo thời gian: Hồ sơ sẽ được ra vào từng thời điểm khác nhau. Các doanh nghiệp cũng có thể phân loại theo các này. Ví dụ như: Hồ sơ trong tháng 1, hồ sơ trong tháng 2, hồ sơ trong tháng 3,…
Sắp xếp hồ sơ lên kệ khoa học
Sau khi đã phân loại hồ sơ, các doanh nghiệp cần sắp xếp lên kệ một cách khoa học để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm. Một số cách sắp xếp khoa học mà doanh nghiệp có thể tham khảo như:
• Sắp xếp thep thời gian: Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần theo hồ sơ đã được phân loại theo bước trên.
• Sắp xếp theo bảng chữ cái: Doanh nghiệp cũng có thể sắp xếp các hồ sơ đã được phân loại theo bảng chứ cái để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm được nhanh chóng.
• Sắp xếp theo tình chất hồ sơ: Doanh nghiệp cũng nên sắp xếp hồ sơ theo các dạng đã giải quyết, chưa giải quyết, đàng trong quá trình giải quyết để thuận tiện cho quá trình xử lý.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý hồ sơ
Bên cạnh đó, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ. Bởi những lợi ích mà nó mang lớn hơn rất nhiều so với việc quản lý theo phương pháp thủ công. Các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian tìm kiếm và không gian lưu trữ.
Tất cả các hồ sơ, văn bản sẽ được phần mềm lưu trữ mãi mãi trên phần mềm trên nền tảng điện toán đám mây. Giúp bảo mật thông tin hiệu quả, nhanh chóng mà không sợ hacker xâm nhập đánh cắp dữ liệu. Với chi phí hợp lý đây chắc chắn sẽ là giải pháp hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp.
Trên đây là cách quản lý hồ sơ hiệu quả cho các doanh nghiệp, hy vọng sẽ mang đến nhiều thông tin thiết thực cho các doanh nghiệp. Nếu còn những thắc mắc cần được tư vấn và hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin dưới đây.
Thông tin liên hệ
♣ Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ Moss
• Hotline: 0942.086.222
• Email: techmoss222@gmail.com
