Mục lục bài viết
Các doanh nghiệp đang cần tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ lưu trữ và quản lý tài liệu. Bởi việc quản lý theo phương pháp thủ công mất nhiều thời gian và chi phí. Bài viết dưới đây Tech Moss sẽ tổng hợp và chia sẻ đến bạn đọc một số phần mềm lưu trữ văn bản tốt nhất hiện nay.
Ưu nhược điểm của các cách lưu trữ văn bản
Cách lưu trữ văn bản trên máy tính
Ưu điểm
+ Dễ dàng sử dụng bởi trên máy tính đã được tích hợp sẵn các phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp.
+ Không cần phải đầu tư thời gian tìm hiểu vì các phần mềm trên máy tính có giao diện thân thiện, dễ dùng.
+ Không tốn kém chi phí đầu tư phần mềm ban đầu, tối ưu được dòng tiền cho doanh nghiệp.
Có khá nhiều phần mềm trên máy tính giúp doanh nghiệp lưu trữ văn bản hiệu quả
Nhược điểm
+ Không đồng bộ được thông tin trên một hệ thống duy nhất điều này gây khó khăn trong công tác quản lý và tìm kiếm tài liệu, văn bản.
+ Dễ bị mất tài liệu trong trường hợp quên không sao lưu hoặc mấy điện giữa chừng thì toàn bộ file mới thực hiện sẽ bị mất.
+ Bảo mật thông tin kém, người khác dễ dàng truy cập máy tình của bạn để lấy đi các thông tin cần thiết, sử dụng với mục đích không chính đáng.
Lưu trữ văn bản trên phần mềm
Ưu điểm
+ Được tích hợp nhiều phân hệ, tính năng ưu việt, hỗ trợ công tác quản lý văn bản được chuyên nghiệp, hiệu quả nhất.
+ Sẽ có một đội ngũ kỹ thuật viên sẵn sàng giải đáp và hướng dẫn doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phần mềm.
+ Tất cả thông tin sẽ được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây giúp khả năng lưu trữ và bảo mật thông tin hiệu quả.
+ Tìm kiếm thông tin văn bản nhanh chóng, chỉ với bước nhập keyword và sau đó click thì mọi thông tin liên quan sẽ được hiển thị đầy đủ.
Phần mềm lưu trữ tài liệu có phí thường có nhiều tính năng ưu việt
+ Tiết kiệm được không gian lưu trữ văn bản, chi phí in ấn tài liệu và chi phí quản lý tránh hư hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản.
+ Tối ưu được nhân lực, rút ngắn toàn bộ quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng khả năng cạch tranh so với đối thủ.
+ Phần mềm có khả năng mở rộng và tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp như ẩn, xóa, thêm các tình năng mang đến giao diện sử dụng phù hợp nhất.
Nhược điểm
+ Mất một khoản chi phí để đầu tư ban đầu, nhưng lợi ích mà nó mang lại chắc chắn sẽ làm doanh nghiệp hài lòng.
Các phần mềm lưu trữ tài liệu tốt nhất hiện nay
Tech Moss
Phần mềm lưu trữ tài liệu của Tech Moss được tích hợp nhiều tính năng ưu việt như: quản lý văn bản nội bộ, công văn đi – đến, hợp đồng lao động,… Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm quản lý. Tech Moss là một trong những sự lựa chọn hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm kiếm một nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng.
+ Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng với mọi đối tượng người dùng.
+ Có nhiều tính năng ưu việt đáp ứng theo đúng quy trình quản lý văn bản của doanh nghiệp.
+ Cách văn bản, hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ khoa học, tra cứu nhanh chóng khi cần.
Giao diện tính năng quản lý hợp đồng của phần mềm lưu trữ Tech Moss
+ Có khả năng mở rộng và hiệu chỉnh theo yêu của từng phòng ban.
+ Khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây.
+ Quản lý doanh nghiệp từ xa thông qua internet mà không tới trực tiếp.
CloudOffice
Phần mềm CloudOffice là một giải pháp phần mềm lưu trữ văn bản toàn diện và chuyên nghiệp. Các tiện ích có trong phần mềm được thiết kế một cách khoa học, đầy đủ. Các nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý doanh nghiệp từ xa thông qua internet.
+ Quản lý văn bản đến – đi, theo dõi tiến độ công việc dễ dàng ngay trên phần mềm.
+ Các hồ sơ, văn bản sẽ được lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
+ Phân quyền chi tiết cho các nhân viên sử dụng phần mềm.
+ Phần mềm CloudOffice có phiên bản chạy trên mọi nền tảng như: Laptop, máy tính bảng, smartphone,…
DocEye
DocEye là một phần mềm được sử dụng để quản lý, lưu trữ, lưu chuyển thông tin, văn bản của doanh nghiệp. Giúp tối ưu các quy trình quản lý theo hướng chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí trong công tác quản lý.
+ Quản lý, tra cứu văn bản, tài liệu nhanh chóng trong vài giây.
+ Phần mềm sẽ tự động tổng hợp báo cáo cho các nhà quản lý.
+ Chuẩn hóa quy trình quản lý được chuyên nghiệp hơn, tối ưu thời gian cho doanh nghiệp.
+ Thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp được bảo mật an toàn nhờ tiện ích phần mềm người dùng.
Tải phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí có nên hay không?
Rất nhiều doanh nghiệp đang có cùng câu hỏi: “Có nên sử dụng phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí không?” Theo như kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp phần mềm trong khoảng thời gian dài. Chúng tôi khuyên bạn không nên tải các phần mềm lưu trữ văn bản miễn phí. Bởi vì:
+ Trên đời này không có gì là miễn phí, ngay cả khi nó được ghi là miễn phí. Việc sử dụng phần mềm free sẽ khiến doanh nghiệp không mất chi phí ban đầu. Nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với mối nguy hiểm về vấn đề bị đánh cắp dữ liệu sử dụng với mục địch không chính đang.
Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí tiềm tàng khá nhiều mối nguy hại
+ Các phần mềm này thường không có nhiều tính năng ưu việt. Nó chỉ đáp ứng được một số chức năng cơ bản mà các phần mềm có sẵn trên máy tính cũng có thể giải quyết được cho các doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm miễn phí không mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp.
+ Phần mềm miễn phí thường gặp khá nhiều lỗi trong quá trình sử dụng. Trong những trường hợp này bạn sẽ không được ai hỗ trợ mà chỉ có thể tự tìm cách giải quyết. Điều này thường khiến các doanh nghiệp mất khá nhiều thời gian để tìm hiểu.
Trên đây là một số thông tin hữu ích và top 5 phần mềm lưu trữ văn bản tốt nhất hiện nay. Hy vọng Qúy khách hàng sẽ tìm kiếm được được một phần mềm quản lý phù hợp. Nếu còn những thắc mắc cần được giải đáp, Qúy khách hàng vui lòng liên hệ theo hotline: 0942.086.222 để được hỗ trợ tốt nhất.
