Mục lục bài viết
Để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm văn bản, hồ sơ. Các doanh nghiệp cần có một quy trình quản lý hồ sơ hiệu quả. Để biết thêm các thông tin hữu ích các doanh nghiệp hãy tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Tech Moss nhé!
Quản lý hồ sơ là gì?
Quản lý hồ sơ được biết đến là quá trình sắp xếp, bảo quản hệ thống văn bản, tài liệu của doanh nghiệp. Đảm bảo cho quá trình tìm kiếm, báo cáo, thống kê được thuận tiện nhất. Một quy trình quản lý hiệu quả, chuyên nghiệp chắc chắn sẽ mang đến nhiều lợi ích thiết thực.
Nếu như trước đây các doanh nghiệp quản lý hồ sơ theo phương pháp thủ công. Điều này khiến công tác quản lý gặp nhiều khó khăn. Nhưng ở thời điểm hiện nay, việc xuất hiện các phần mềm quản lý. Từ đó, hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý và nhân viên y tế trong quá trình làm việc.
Quản lý hồ sơ hiệu quả là việc làm cần thiết tại các doanh nghiệp
Quy trình về quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp
Tùy theo từng quy mô mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn các cách quản lý khác nhau. Và dưới đây Tech Moss sẽ gửi đến bạn đọc một quy trình quản lý hồ sơ cơ bản.
Bước 1: Lựa chọn phương pháp quản lý hồ sơ
+ Quản lý theo phương pháp thủ công: bạn có thể dùng tủ treo tường giúp tiết kiệm diện tích, không gian lưu trữ. Các tài liệu có thể dùng kẹp, bìa còng để cố đinh, bảo vệ tài liệu tránh hư hỏng, lạc mất tài liệu. Sử dụng thêm các giấy nhớ để án vào các tủ đựng thuận tiện cho quá trình tìm kiếm.
+ Quản lý bằng phần mềm: Tất cả các tài liệu, hồ sơ sẽ được phần mềm số hóa và lưu trữ mãi mãi trên hệ thống. Giúp khả năng lưu trữ tốt nhất, tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng.
Bước 2: Phân loại hồ sơ, tài liệu
+ Phân theo dự án: Doanh nghiệp có thể phân chia hồ sơ của từng dự án khác nhau. Điều này thuận tiện cho quá trình tìm kiếm.
+ Phân theo chủ đề: Các tài liệu có thể phân chia theo từng dạng khác nhau như: chủ để về thông báo, chủ đề về nội bộ, chủ đề về hợp đồng,…
+ Phân theo thời gian: Doanh nghiệp có thể phân chia hồ sơ, tài liệu theo thời gian như: hồ sơ của 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm,…
Quản lý hồ sơ bằng phương pháp truyền thống khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn
Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
+ Sắp xếp hồ sơ theo bảng chữ cái: Hồ sơ sẽ được sắp xếp theo chữ cái đầu của từng loại tài liệu.
+ Sắp xếp theo thời gian: Phân chia theo thời gian để thuận tiện cho quá trình tìm kiếm.
+ Sắp xếp theo theo tính chất hồ sơ: Hồ sơ đã được xử lý, hồ sơ chưa xử lý, hồ sơ đang xử lý.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ
Doanh nghiệp có thể lưu trữ hồ sơ giấy và bỏ ra chi phí để bảo quản tài liệu tránh hư hỏng. Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm quản lý thì tất cả hồ sơ sẽ được số hóa và lưu trữ mãi mãi trên phần mềm. Tránh tình trạng mất, hư hỏng tài liệu.
Bước 5: Theo dõi và tự động cập nhật hồ sơ
Hồ sơ, tài liệu phải được cập nhật liên tục nếu có phát sinh trong quá trình lưu trữ. Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh và sắp xếp sao cho phù hợp. Thêm, bỏ các giấy tờ, hồ sơ sao cho đồng bộ.
Kỹ năng lưu trữ hồ sơ hiệu quả
Để quản lý và lưu trữ hồ sơ thì các nhân viên cũng cần có các kỹ năng cần thiết. Nếu không phải là một người giỏi trong quản lý hồ sơ thì bạn cần phải trải qua quá trình rèn luyện để nâng cao kỹ năng. Trong đó, các doanh nghiệp cần có một số kỹ năng như:
+ Thứ nhất bạn cần phải có tính cách thích mọi thứ gọn gàng và khoa học. Hoặc bạn phải tự rèn luyện tính này. Hãy sắp xếp mọi thứ theo một trật tự nhất định từ bé đến lớn hoặc từ lớn đến bé theo mức độ mà thuận tiện cho quá trình tìm kiếm của mình.
Nhân viên cần có các kỹ năng cần thiết để quản lý hồ sơ hiệu quả nhất
+ Thứ hai rèn luyện trí nhớ. Khi làm việc trong môi trường này thì các nhân viên cần nhớ rất nhiều thông tin. Vì vậy, bạn cần có một trí nhớ tuyệt vời nếu quản lý theo phương pháp thủ công. Nhưng hiện nay, với các phần mềm quản lý điều này hỗ trợ rất nhiều trong công việc cho các doanh nghiệp.
+ Thứ ba hay bắt đầu tìm hiểu và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản. Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp đang dần chuyển mình sang sử dụng các phần mềm thay cho việc quản lý thủ công vừa tốn kém chi phí cũng như thời gian.
Để tạo quy trình quản lý hồ sơ chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý. Điều này sẽ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý và nhân viên trong quá trình làm việc. Mang lại kết quả tốt nhất trong quản lý văn bản, hồ sơ.
