Quy trình quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng giúp hoạt động vận được chuyên nghiệp và hiện đại nhất. Tuy nhiên, để quản lý được toàn bộ văn đến, văn bản đi một cách khoa học và hợp lý là điều không hề dễ dàng. Bạn có muốn tìm kiếm một cách quản lý hiệu quả, hãy cùng Tech Moss tìm hiểu chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!

Quản lý văn bản đến là gì?

Văn bản đến là tên gọi chung của những thư từ, văn bản, tài liệu mà các doanh nghiệp nhận được từ các đơn vị khác. Mục đích của văn bản là cung cấp các thông tin dành cho doanh nghiệp, đảm bảo nhanh chóng chính xác theo yêu cầu của các doanh nghiệp.

Quy trình quản lý văn bản đến

Văn bản đến của bất kỳ nơi nào đều được tập trung tại phòng hành chính của doanh nghiệp, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký. Các văn bản không được đăng ký tại phòng hành chính thì cá nhân tiếp nhận không có trách nhiệm giải quyết.

Các bước tiếp nhận quản lý văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận và phân loại văn bản điện tử đến

• Tiếp nhận văn bản đến của doanh nghiệp.

• Phân loại văn bản đến.

Bước 2: Xử lý văn bản đến

Số văn bản đên và thời gian cần được lưu trong hệ thống để tra cứu khi cần thiết.

Bước 3: Lưu chuyển giao văn bản đến hệ thống nội bộ

Sau khi nhận được văn bản điện tử đến, phòng hành chính cần chuyển văn bản đến bộ phận có trách nhiệm xử lý và phản hồi. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, phòng ban thì người đứng đầu cần xác định rõ ràng đối tượng xử lý để luân chuyển văn bản đến đúng địa điểm.

Bước 4: Giải quyết, xử lý văn bản đến

Khi nhận được văn bản điện tử đến các doanh nghiệp cần có trách nhiệm xử lý và phản hồi (nếu có):

+ Phản hồi và xử lý văn bản theo đúng quyết định.

+ Lưu trữ văn bản đến theo quy định của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý văn bản đi – đến của Tech Moss

Với quy trình quản lý văn bản phức tạp các doanh nghiệp cần một giải pháp hoàn hảo để tối ưu toàn bộ quá trình này. Và phần mềm quản lý văn bản đến của Tech Moss là một trong những giải pháp hữu hiệu dành cho Qúy khách hàng. Phần mềm được tích hợp nhiều tính năng ưu việt hỗ trợ các doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả nhất.

Phần mềm của Tech Moss với chi phí hợp lý, có khả năng mở rộng và hiệu chỉnh các tính năng, điều này mang đến những trải nghiệm tuyệt với cho người dùng. Cùng với đó, phần mềm có khả năng bảo mật thông tin hiệu quả, tránh tình trạng bị hacker xâm nhập và đánh cắp dữ liệu, sử dụng với mục đích không chính đáng.

Hy vọng với bài viết này các doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích về quy trình quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp, cũng như phần mềm quản lý văn bản. Nếu còn những thắc mắc cần được tư vấn và hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ

Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ Moss

• Hotline: 0942.086.222

• Email: techmoss222@gmail.com